Ako si naplánovať event ?
Tipy ako si naplánovať TIPI event
Chceli by ste prežiť skvelý deň v TIPI stane, ale nie ste si úplne istí ako na to? Ide predsa len o event pod holým nebom. S týmto sprievodcom vám vieme pomôcť a ukázať, že to nie je až tak náročné. Od výberu správneho miesta po odporúčanú veľkosť TIPI stanu vám tento sprievodca vysvetlí, čo všetko obnáša a na čo je potrebné myslieť pri plánovaní vášho jedinečného dňa.
Plánovanie a rozpočet
Výborne! Rozhodli ste sa prežiť váš deň v jedinečnom TIPI stane a nebudete to ľutovať! Naše unikátne TIPI stany sú tou najlepšou voľbou pre exkluzívny, autentický zážitok, ktorý si budete vy i vaši hostia ešte dlho pamätať. Je v nich niečo, čo nikde inde nenájdete. Jedinečnosť TIPI stanov vyzdvihuje aj ich úžasný interiér s LED osvetlením, ktoré vyčarí magickú atmosféru pre všetky typy eventov. Od firemných večierkov cez svadby, trhy, výstavy, či konferencie, naše TIPI stany vám garantujú exkluzivitu, veľmi žiadaný WOW faktor a vytvoria perfektný rám pre váš produkt. Svadby v TIPI stanoch prinesú všetkým hosťom nezabudnuteľný zážitok. TIPI stany vám dávajú voľnosť výberu v tom ako chcete aby váš deň vyzeral. Vo svojej podstate sa však TIPI stany najviac spájajú s festivalovým typom svadieb a ich prepojenie s prírodou je nezameniteľné s tou správnou výzdobou.
Nie ste si istí kde začať?
Mať všetko na jednom mieste je definitívne nápomocné, keď plánujete akékoľvek podujatie. Používanie Excel dokumentu, či obdobnej formy tabuliek, vám pomôže v organizácii a udržaní vášho rozpočtu, mať prehľad o dodávateľoch, zozname hostí, zasadacom poriadku a podobne.
Rozpočet
Väčšina vašich financií bude zahŕňať TIPI stany a jedlo. Uistite sa, že máte dostatok financií na menšie výdavky. Začnite s tými najväčšími položkami, dohodnite všetko vopred a potom sa venujte ostatným výdavkom. Pri výbere dodávateľa pamätajte na to, že musí byť v súlade s vašim plánom a s prácou vonku. Ak sa vám zdá, že je toho na vás veľa, stále máte možnosť zapojiť profesionálneho svadobného / eventového organizátora, ktorý vám s radosťou pomôže a vy si len užijete váš deň.
Počet hostí
Na začiatok potrebujete vedieť približný počet hostí, ktorých chcete pozvať. Myslite na to, ako chcete aby váš event vyzeral. Ide o formálnu záležitosť, kde všetci hostia sedia za stolom alebo skôr niečo menej formálne, kde ľudia väčšinou stoja, pohybujú sa a občas sadnú? Toto všetko nám pomôže presnejšie určiť počet a rozloženie TIPI stanov. Nezabudnite myslieť aj na to, čo chcete vo vnútri stanov mať. Stoly, stoličky, prípadne lavičky, tanečný parket s hudbou, bar, disko guľu, či iný typ osvetlenia, atď.. Čím viac informácií máme tým viac na mieru vám vieme spraviť cenovú ponuku. Zároveň potrebujeme vedieť, kde chcete váš event hostiť. Aj to je jeden z faktorov pri odhadovaní ceny – vzdialenosť, preprava, dostupnosť a pod..
Prenájom vonkajšieho priestoru
Netradičný štýl našich TIPI stanov zaujme na prvý pohľad svojou jedinečnosťou, ktorá najviac vyznie v prírodnom prostredí. Ideálnym miestom sú rôzne rovné trávnaté plochy mimo zastavaných oblastí s dobrou dostupnosťou, záhrady pri historických objektoch, no vyniknú aj na ihriskách, súkromných záhradách či v okolí jazier.
• PRÁZDNE POLE, LÚKA: V tomto prípade je potrebné všetko so sebou doniesť. Všetkých dodávateľov a tiež aj zdroj energie, vody. Znie to veľmi zložito, no napriek tomu v skutočnosti je to celkom jednoduché. Väčšina eventových dodávateľov je prispôsobená na takéto udalosti a vedia vám poradiť čo presne
potrebujete.
• SÚKROMNÉ ZÁHRADY, IHRISKÁ, HOTELY A INÉ: Ak máte k dispozícii
záhradu či lúku dostatočných rozmerov tak máte vyhraté! Ak však potrebujete takýto priestor prenajať, je dobré vedieť na ako dlho si ho viete rezervovať, poplatky, prístup k zdroju energie, toalety. Niektoré môžu mať dokonca
k dispozícii catering. To všetko je potrebné zistiť vopred. Taktiež aké majú obmedzenia a podmienky. Nezabúdajte na prístup na pozemok. Ak má hotel
k dispozícii veľkú, rovnú, trávnatú plochu a rozhodnete sa hostiť svoj event tam, je celkom rozumné dohodnúť s nimi aj jedlo, toalety, zdroj energie, parkovanie či dokonca ubytovanie.
• FAKTORY, NA KTORÉ NEZABUDNITE:
1. TIPI stany je potrebné postaviť deň/dva vopred
2. Jevášpriestordostatočnerovnýaveľký?
3. Je prístup na pozemok bez obmedzení pre nákladné auto?
4. Je tam parkovanie pre hostí?
5. Sú v blízkosti ubytovacie zariadenia v prípade potreby?
6. Otvorené pole je viac náchylné na počasie ako je sila vetra, kdežto sčasti krytá
lúka, napríklad lesom, síce neponúka panoramatický výhľad, no vytvára krásne
pozadie a čiastočnú ochranu pred vetrom.
7. PRE VŠETKY EVENTY PLATÍ – vždy vopred skontrolujeme terén, rozmery, prístupy,
vedenie káblov či iné nástrahy, ktoré vami zvolený pozemok môže mať. Táto služba je u nás zdarma.
Príprava pozemku
Ideálne by mal byť pozemok rovný bez veľkého sklonu, dier či kopčekov. Tráva by mala byť pokosená a uprataná niekoľko dní pred stavaním stanov, najlepšie aspoň týždeň vopred. Je potrebné si to ujasniť s majiteľom a následne odkontrolovať, že to bolo spravené. Nikto predsa nechce potiaže s vysokou trávou, teda okrem detí!
Voda
Niektorí dodávatelia môžu potrebovať prístup k pitnej vode. Je dobré ak si to dohodnete s majiteľom pozemku, alebo v prípade lúky s eventovým dodávateľom.
Sezóna
Naše TIPI stany prevádzkujeme počas celého roka. Hlavná sezóna je, samozrejme, letná. Svadobná sezóna je od mája do konca októbra. V tomto období sa dátumy u všetkých dodávateľov rýchlo plnia, preto je lepšie myslieť na všetko v dobrom predstihu. Letná sezóna je tiež krátka a voľných dátumov nie je veľa. V zime je výhodou, že máte na výber z dostatočného množstva dodávateľov a skôr sa vám podarí zarezervovať váš vysnívaný dátum. Nevýhodou môže byť počasie.
Čo ak prší?
Dobrou správou je, že TIPI stany sú vodeodolné a vo veľkej miere vetruvzdorné. Vnútri je dostatok miesta pre hostí. Dážď nie je problém, no je potrebné zistiť u majiteľa pozemku, či aj v takom počasí je pozemok dostupný bez veľkých problémov. Dážď sa dá brať aj pozitívne, nakoľko všetkých spojí a viac ľudí sa baví, či už na parkete alebo pri stole. Vznikne tak jedinečná nálada!
Energia a generátory
Každý event potrebuje zdroj energie na osvetlenie, catering, hudbu a pod. Najlepším pomocníkom je generátor, ak na pozemku žiadny iný zdroj nie je. Pri výbere vám vieme odporučiť dodávateľa, no ak si ho viete zabezpečiť sami, tak odporúčame ten najtichší dostupný s dostatočným výkonom. Pri kalkulovaní rozpočtu myslite tiež na pohon pre generátor a v prípade, že sa rozhodnete za externé vykurovanie v zimných mesiacoch, nezabudnite si pripočítať aj to. U nás máme k dispozícii infražiariče a iné druhy lokálneho ohrevu, tak sa neváhajte opýtať. Pri výbere je potrebné brať do úvahy koľko energie budete potrebovať, preto by ste si mali ujasniť akých dodávateľov chcete mať – živá hudba/DJ, ozvučenie, špeciálne osvetlenie, v akej forme bude catering...V dnešnej dobe máte na výber rôzne druhy cateringu od klasického, až po rôzne mobilné fastfoody. Ďalej to môže byť bar, chladenie, toalety, atď. Je dobré si to všetko prejsť s dodávateľom generátora. Ak váš pozemok aj má vlastný zdroj energie, vždy je potrebné kontaktovať eventového profesionála, ktorý natiahne káble ku všetkým jednotkám. Nestačia iba predlžovacie káble. V rámci bezpečnosti neodporúčame zanedbať túto prípravu.
WC/Toalety
Jedna z najdôležitejších položiek. Máte tu viac možností. Od klasických TOI TOI jednotkových toaliet po sanitárny príves. S týmto vám vieme pomôcť u nášho externého dodávateľa. Pri sanitárnom prívese musí pozemok spĺňať určité podmienky. Ak ste v blízkosti objektu s dostupnými toaletami, ako sú napríklad hotely, opýtajte sa či je možné ich počas vášho eventu používať, prípadne aké majú poplatky.
Osvetlenie
VONKAJŠIE: FESTOON svetlá sú fantastickým doplnkom. Vytvárajú príjemné osvetlenie a vieme ich zavesiť v rôznych variáciách.
VNÚTORNÉ: Naše špeciálne LED osvetlenie je omotané okolo tyčí, čím dodáva interiéru neodolateľnú atmosféru. Vďaka nim celý stan ožije, obzvlášť po zotmení a je v cene prenájmu. Ďalší čarovný prvok je disko guľa, hlavne ak počas eventu plánujete aj tancovať. Podlaha slúži aj ako tanečný parket. Ak však váš event potrebuje špeciálny tanečný parket, je potrebné ho prenajať u externého dodávateľa.
Catering
Ako sme spomínali, v dnešnej dobe existuje viac druhov cateringu. Rozhodnutie je na vás, aký si zvolíte. Ak je niečo zaužívané neznamená, že to tak stále musí byť! Napríklad, ak sa rozhodnete pre festivalový typ svadby, firemnej akcie, či podujatia, predstavte si ako taký festival vyzerá – stánky s jedlom, pečené prasiatko, či iné druhy mäsa pripravené na mieste, pizza, burgre, rôzne druhy občerstvenia, a pod. Opäť raz, fantázii sa medze nekladú a o to viac bude váš event špeciálny a nezabudnuteľný.
Formálna večera
Ak ste sa rozhodli za tradičnú formálnu večeru, kde má každý svoje miesto za stolom, máme pre vás niekoľko vecí, ktoré musíte vziať do úvahy, nakoľko to pridá vášmu rozpočtu.
1. Potrebujete prenajať cateringový stan.
2. Potrebujete prenajať sporák s rúrou a ďalšie vybavenie, ak to cateringová služba neponúka a potrebuje.
3. Spotreba energie je oveľa vyššia.
4. Ak cateringová služba nemá vlastnú obsluhu, je potrebné ju zabezpečiť.
Niektoré cateringové firmy potrebujú iba vybavenie na ohrev, no určite potrebujú priestor na rozloženie a výdaj jedál. Je dobré, ak tomu venujete dostatok času. Veľa reštaurácií taktiež ponúka externý catering, preto ak máte niekoho obľúbeného, opýtajte sa, či takéto služby poskytuje, prípadne aké sú ich podmienky a požiadavky.
Drinky, bar
V tomto máte tiež niekoľko možností. Spomenieme napríklad kávu. Kto z nás nevidel tie nezvyčajné a zaujímavé vozíky s mobilnými kávovarmi? Presne! To je jedna alternatíva. Existujú rôzne Prosecco bary a pod.. Keď budete niekde na trhoch, všímajte si presne takýchto dodávateľov. Pri svadbách a oslavách je zaužívané mať vlastný alkohol. Prečo si nevytvoriť bar, kde môžete servírovať svoje víno, pivo, alkohol, nealko drinky v personalizovanom štýle? Máte radi kokteily a iné miešané nápoje? Zavolajte si profesionálneho barmana, ktorý obohatí váš deň a dodá na exkluzivite.
Chladenie
Väčšinu nápojov je potrebné držať v chlade pred servírovaním, obzvlášť počas horúcich mesiacov. Prinášame vám niekoľko nápadov, ako to môžete spraviť.
• Naplňte veľké plechové vedrá a nádoby ľadom
• Vytvorte ľadový kúpeľ
• Môžete prenajať chladničku alebo chladiaci box
• Nezabudnite mať dostatok ľadu po ruke, ak ho budete servírovať s drinkami
Čo ešte potrebujete?
Otvárače vína, piva (ak nemáte čapované), doska na krájanie, nôž, rôzne ovocie, kôš, utierky, prostriedky na čistenie a kôš na rozbité sklo, aby ste udržali TIPI stan bezpečný a čistý. Fľaše môžete mať vystavené na vybranom mieste alebo vytvoriť niečo kreatívne ako drevené prepravky v rôznych výškach. Myslite na prenájom pohárov, ak chcete sklenené.
Svadby – vonkajší obrad
Ak chcete mať civilný obrad mimo úradu a nie sú u vás žiadne obmedzenia – celebrant je ochotný za vami prísť a prenajatý priestor to dovoľuje, môžete ho uskutočniť priamo na mieste. Je potrebné zistiť si všetky podmienky na miestnom úrade. Myslite tiež, že bude potrebné prenajať lavičky alebo stoličky pre hostí na obrad, koberec, ak nechcete kráčať po tráve a podobne. Výzdobu vám zladíme do vášho štýlu a vytvoríme tak jednoliaty dizajn vášho dňa! Viac o TIPI stanoch a ich výzdobe si prečítajte tu.
Hudba/DJ
Pri festivalových eventoch a svadbách hudba zohráva veľkú rolu. Je rozumné zistiť si, či sú nejaké obmedzenia ohľadom hluku, obzvlášť ak sa jedná o priestor pri hoteli, na ihrisku a kdekoľvek v blízkosti obydlí, aby vás v deň eventu nepríjemne neprekvapili nespokojní susedia. Hudba vie hrať na okraji tanečného parketu vnútri TIPI stanu alebo pri dobrom počasí vonku na tráve, či pódiu. V takom prípade stan môže slúžiť len na sedenie, prípadne v ňom môžete vytvoriť oddychovú zónu. V chladných mesiacoch je nutné myslieť na menší priestor, keďže sú stany uzavreté a všetci sa pohybujú výhradne vnútri.
Ďakujeme za prečítanie nášho eventového TIPI sprievodcu. Dúfame, že informácie a tipy boli dostatočné a inšpirujúce. Pre viac informácií o našich unikátnych TIPI stanoch nás môžete kontaktovať cez tento kontaktný formulár.
Kontakt
- Tanya's TIPI s.r.o., 05322 JAMNÍK 249
- info@tanyastipi.com
- +421 948 681 558
© 2024 Vytvoril Ján Ilkovič